Как я храню свои рабочие файлы

Комментариев: 15
Это исправленная и дополненная версия моей прошлогодней статьи.

Когда количество проектов не превышает десятка, ориентироваться среди всех рабочих файлов не составляет особого труда. Но если количество проектов переваливает за сотни, то чтобы быстро найти что-то или не потерять, необходимо иметь систему хранения файлов. После того, как я таким обидным образом потерял пару десятков своих работ, забыв переписать их с компьютера бывшего работодателя, когда только начал заниматься архитектурным проектированием, то разработал для себя свою систему, которой пользуюсь до сих пор в течении последних шести лет, постепенно внося в неё улучшения.

Самое главное в системе храниения файлов — это простота. Иначе, будет лень всё время её придерживаться. Вот основные принципы, которыми я пользуюсь, создавая каждый новый файл:

  1. Каждый файл относится к определённому проекту, поэтому он должен храниться в одном каталоге с другими файлами, относящиеся к этому же проекту.
  2. Каждому новому проекту присваивается свой порядковый номер.
  3. Имя каждого файла должно содержать короткий комментарий, чтобы его легко можно было распознать. Никаких 1111, sdfsdf или hernya1, hernya2 и т.п.
  4. Файлы и каталоги называть только латиницей.
  5. Не хранить важные файлы на рабочем столе. Сохранение файла на рабочем столе равносильно отправки его в корзину.
  6. Никогда не удалять файлы. Все исходники должны оставаться.
  7. Один и тот же файл должен единовременно находиться минимум на двух носителях — делайте бекапы.
  8. Каталоги текущих проектов, находящихся в работе, должны содержаться в облачном хранилище для быстрого доступа со всех девайсов и из любого места через интернет.

Шифр проектов

Для каждого проекта создаётся отдельный каталог с именем по шаблону (шифру): ###_comment где:

  • ### — трёхзначный индивидуальный порядковый номер проекта.
  • comment — короткий комментарий для лучшей ориентации среди текущих проектов.

Например, имя каталога (или файла): 129_frunze — проект № 129, находящийся по ул. Фрунзе.

Хозяйке на заметку. Наблюдательный читатель должен был заметить, что, по сравнению с моей предыдущей версией этой статьи, здесь отсутствует буква перед номером проекта, обозначающая его тип (архитектурный проект, интерьер, дизайн и т.п.). Практика показала, что её применение удобств не добавляет, так как, во первых, я не вижу смысла чётко разграничивать проекты по видом деятельности (а иногда один проект может состоять из нескольких видов проектов) и, во вторых, буква перед порядковым номером нарушает порядок файлов в каталоге. Чтобы не нарушать существующий порядок, к новому шифру я перейду с начала следующего года.

Организация текущих проектов

Мой рабочий архив разделён на два каталога: в одном находятся текущие проекты, а в другом хранится архив. Содержание в одном месте всех текущих проектов упрощает доступ к ним. Все новые и находящиеся в работе проекты я храню в корне каталога in-work, находящемся в облачном хранилище. Для этого, я использую Дропбокс.

Использование облачного хранилища данных позволяет иметь доступ к моим рабочим файлам с любого устройства и места через интернет, а также делиться ими с коллегами и заказчиками. Для этого достаточно дать ссылку на файл, размер которого не имеет ограничения, в отличае от почты. Файлы единовременно хранятся не только на моем рабочем и домашнем компьютере, но и на сервере, что практически исключает вероятность их утери, в случае поломки или кражи. Одним из преимуществ Дропбокса является то, что он хранит историю изменения файлов, благодаря чему я могу «откатиться» к предыдущим версиям. Например, если по ошибке перезаписать его поверх файлом из другого проекта (что бывает), удалить или если он был поврежден. Естественно, компьютер всегда должен иметь скоростной доступ к интернету.

Когда заказчик сделал оплату проект завершён, каталог его можно переместить из папки in-work Дропбокса в архив.

Организация архива проектов

Все завершённые проекты хранятся в едином каталоге work, находящимся в папке документов жёсткого диска (в будущем планирую перенести с ноута в отдельное RAID-хранилище). В нём архив разбит по годам: 2007, 2008, 2009… и т.д.. Из каталога in-work проекты переносятся в папку с текущим годом на момент завершения проекта. Не помешает, если перед переносом почистить их содержимое, удалив файлы автосохранений программ и каталог temp (о нём в следующем разделе), но остальные «исходники» остаются нетронутыми, помня принцип № 6 — никогда их не удалять.

Организация файлов внутри проекта

Все файлы, относящиеся к конкретному проекту, разложены по своим каталогам. Они создаются по мере необходимости. Их имена я выбрал самые короткие и запоминающиеся. Как ни странно, лучшего имени каталога, чем формат самих файлов в этом каталоге я не нашёл.

  • skp — файлы Скетчапа.
  • layout — файлы Лэйаута для Скетчапа.
  • dwg — Автокад. Внитри каталога, в папке img, хранятся все картинки, на каторые ссылается Автокад, чтобы их не потерять при переносе или передаче файлов.
  • pln — здесь хранятся файлы Архикада.
  • gsm — библиотечные элементы Архикада, созданные мной для конкретного проекта.
  • mod — файлы модулей Архикада.
  • pdf — этот каталог можно считать главным, так как в нём я собираю из разных программ альбомы проекта в формате ПДФ, которые являются результатом моей работы.
  • docs — текстовые документы и таблицы.
  • scan — отсканированный материал. Обычно это топографические съёмки, планы БТИ, мои эскизы и вообще всё, что сканировалось для конкретного объекта.
  • from — здесь хранятся все файлы, которые мне кто-то передаёт, т.е. созданные не мной. Это может быть мой коллега, подрядчик или сам заказчик. При большом колличестве файлов, внутри каталог может быть разбит по именам, в зависимости от того, от кого они были получены. Сюда же, в папку web, я сохраняю материал из интернета.
  • to — если в предыдущем каталоге я сохраняю все, что получаю откуда-то, то здесь наоборот: все, что я кому-то из коллег или подрядчиков передаю.
  • psd — здесь содержатся файлы программы Pixelmator (аналог Фотошопа).
  • renders — отрендеренные картинки в Максе или где-то ещё. Почти всегда отсюда файлы сразу попадают в каталог psd, а здесь остаются как исходники.
  • maps — текстуры, используемые в проекте.
  • screenshots — скриншоты, которые я делаю в процессе работы над объектом. Некоторые из них публикую в своём блоге. А иногда просто бывает очень полезным самому в одном месте пересмотреть все прошлые варианты проекта.
  • temp — страшное место. В этом каталоге по завершению проекта умирают все временные файлы. Например, файлы *.3ds, которые необходимы только для экспорта в Макс из других программ и прочие файлы экспорта и временные файлы.

В некоторых каталогах, таких как skp, layout и pln, также находится папка archive, где содержатся предыдущие варианты файлов. Например, если, работая в Скетчапе, нужно сделать новый вариант проекта, то через функцию File / Save a Copy As… мы можем сохранить копию в папку archive и сразу продолжить работу над новым вариантом, не выходя из программы. При этом в Лэйауте сохраняются все ссылки на него.

Имена файлов и их версии

Принцип, по которому я даю имена схож с наименованием каталога объекта, только в конце добавляется его версия, например: 129_frunze_01-02.pln, где 01 — это вариант, а 02 — подвариант.

Процесс проектирования всегда состоит из множества вариантов и подвариантов, к которым нередко приходится возвращаться. Поэтому я никогда не удаляю старые файлы. Как правило, вариант — это версия после встречи с заказчиком, а подвариант — версия между встречами. Например, я начал новый проект и дал ему версию 01-01. В процессе проектирования у меня было несколько вариантов и в итоге я пришёл к версии 01-04. После встречи с заказчиком, если в проект нужно ввести какие-то изменения, следующая версия файла будет уже 02-01. Т.е. какой номер варианта — столько было встреч с заказчиком.

Если проект состоит из нескольких разделов или есть необходимость для одной программы использовать несколько файлов, то к комментарию имени файла через дефис добавляется нужное слово. Например: 153_lesnoe-plan.dwg, 153_lesnoe-details_01-02.dwg.

Если старые версии проектов хранить в отдельной папке archive, то добавлять номер к концу текущей версии файла смысла нет — он применяется только к старым версиям.

И на закуску скриншот фрагмента моего рабочего архива:

Расскажите, а как вы организовываете хранение своих рабочих и нерабочих файлов? Поделитесь своим опытом.

Комментарии (15)

    Владимир Сыроежкин

    Точно! Что-то не додумался, спасибо :).
    На счет аналогового, кстати, соглашусь. Я уже запланировал себе распечатать все свои проекты для портфолио и чтобы они были также в аналоговом виде — мало-ли что :).

    Владимир Сыроежкин

    Соглашаюсь :). Только эту папку предварительно нужно будет достать из огромного такого шкафа со множеством других папок.

    Владимир Сыроежкин

    А у меня наоборот: если на рабочем столе постоянный беспорядок, полный всякого хлама, то в компе абсолютная и очень строгая организация. Ну это и так видно, судя по статье :).

    legantmar

    хороший совет.. спасибо.
    Володь, если бы часть поста скрыл под кат заходивших было бы больше.. имхо
    p.s. у меня почти также, но если файлов на проект не так много, то я не делаю под каждый файл отдельную папку с его именем расширения..
    свои папки только у «tex», «pdf» и «image» (твоя renders), есть еще что то вроде «исходные данные»
    вместо папки temp у меня типа «старые» или «рабочие»
    p.p.s удобно на маке работать!?

    Владимир Сыроежкин

    У меня удобство чтения для читателей важнее количества переходов и рейтингов, поэтому никогда под кат ничего не засовываю :).

    Таким образом свалки файлов и организовываются — сначала думаешь, что файлов немного будет, а потом проект растягивается…

    На Маке работать очень удобно. Не понимаю, как я вообще раньше работал на Винде.

    velo_baskunchak

    у меня пока не сотни проектов, но организовано практически все также, как описано в статье )
    ну и храню все на рейде с двумя дисками.

    tesara

    Очень полезная информация…
    +5 Володе.
    пожалуй пришел к выводу о том что пора создавать подобную систематику, когда понял что моё «портфолио» размещено по 4-рем винчестерам и по 3-рем ноутбукам теперь убитым и пылящимся на балконе )))
    Единственное отличие от того что создавал в своей голове это отсутствие dropbox и название папок на латинице…
    Спасибо большое …

    Владимир Сыроежкин

    Значит, это подтверждает, что мой подход верный :)

    Владимир Сыроежкин

    Нельзя так относиться к своему труду, на балконе :).

    velo_baskunchak

    вот о том же подумал, когда ваш пост увидел ))

    gre_kow

    Когда-то мне надоел беспорядок в папках с проектами, и стал файлы свои упорядочивать. Забавно, что в начале я тоже создавал папки по расширениям файлов, но как-то не прижилось. Потом были «Drawing@XXXXX», «Pict@xxxx» от них тоже отказался. Однажды подсмотрел у коллеги вот такую структуру

    надо сказать, что к тому моменту структура папок стала более или менее проясняться. Увиденное стало толчком. Теперь у меня есть папка проекта и в ней четыре папки: Данные, Картинки, Проект, Прототипы (Data, Image, Project. Prototype). Дополнительно после знака»=» краткое название проекта, чаще всего копируется из корневой папки.

    Данные: исходные данные, либо поступившее от других участников проекта. Картинки: визуализация, конечные картинки. Проект: рабочие файлы проекта. Если необходимо, то создаются дополнительные папки «Текстуры» и «Библиотеки» (уже давно не создавались, стараюсь обходиться стандартными наборами). Со временем стала добавляться и папка «Publish» — обычно там файлы pdf и dwg, для работы со смежниками. Сейчас ещё появилась папка «pln» или «skp», в которую отправляются файлы версий, чтобы под ногами не мешались. Прототипы: это в основном картинки, хотя могут быть и другие файлы (напр. pdf), для вдохновения и направления.
    Бывает, что достаточно только из двух папок:

    Эта структура уже давно, завёл себе шаблон структуры — пустые папки с настроенными значками. Костяк сложился, но изменения есть. С недавнего времени стал добавлять кодировку проекта АР-архитектура, ЛД-ландшафтный дизайн, ГП-генеральные планы. Зреет и ещё одно изменение — объединить «Картинки» и «Публикации» в какой-нибудь «Outbox» (подсмотрел тут, у нашего американского коллеги. Кстати здесь же интересные материалы по работе в Архикаде)

    Владимир Сыроежкин

    Очень интересно, спасибо!

    Раньше короткое название проекта я тоже дублировал, как в корневой папке, так и в папках внутри. Но почти сразу понял, что это лишнее, так как если посмотреть на полный путь до файла, то короткое название будет дублироваться по нескольку раз, что лишнее.

    Увидев папку Output вашего коллеги, вспомнил что у меня тоже такая бывает, но с именем to. Сейчас добавлю в статью.

    А я от кодировки проекта, наоборот, отказался. В больших проектах у меня это вызывало путаницу, когда ты сначала думаешь, что проект будет АР, а потом начинают добавляться ГП, интерьеры и т.п.. В итоге, приходилось бегать по всему архиву, если разделы хранились в разных каталогах (по разделам проектов). Лучше все хранить в одном месте.

    Кстати, дату старта проекта в имени каталога я часто тоже встречаю. Несколько моих друзей так делают. Но я обошелся простым порядковым номером, уникальным для каждого проекта. А по этому номеру я могу получить всю дополнительную информацию в сводной таблице, включая дату старта, окончания проекта, данных о заказчике и оплаты (пока только планирую ее сделать).

    Хороший был блог у вашего коллеги. Жаль, что не пишет больше.

    gre_kow

    Владимир, коллега-то наш общий. Ведь мы же архитекторы.
    ;)
    Да, блог у него интересный, случайно наткнулся. Мне понравились у него разные Архикадные премудрости, есть что почерпнуть.

    usevich93

    Спасибо за интересный и очень полезный пост. Мне как молодому весьма-весьма…

    У меня была такая структура:
    — Архив проектов
    -Текущие проекты
    — СНиП
    — install

    Вопрос: а почему нужно писать названия проектов и т.п. только на латинице?

    Владимир Сыроежкин

    Это старая привычка. В современных файловых системах проблем с кириллицей, вроде, нет, но раньше многие программы некорректно с ней работали или вообще не работали. Я уже задумывался над тем, чтобы перейти на русское именование файлов. Но пока привычка берет свое, да и «язык компьютера» все же изначально английский. У меня и все программы, и сама система на английском стоят.

Комментарии запрещены.